| A r k i v a l i a - Dataskyddsbeskrivning |
SAMLINGSFÖRVALTNING
Arkivalias webbsidor: https://kyhf.hembygd.fi/arkivalia_sv/start/
Detta är ett informationsdokument i enlighet dataskyddslagen och artikel 12. och 13. i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) om hanteringen av personuppgifter.
1. Upprätthållare av register
Kyrkslätts hembygdsförening rf / ARKIVALIA - Lokalarkivet i Kyrkslätt
Gamla Hindersbyvägen 19 A 7
02400 Kyrkslätt
2. Kontaktpersoner
Arkivets register över arkivsamlingar:
Arkivarie Rita Jansson
arkivalia@kyhf.fi
+358 50 359 0452
3. Registrets namn
ARKIVALIA - Lokalarkivet i Kyrkslätts: Huvudkatalog
I vilken form upprätthålls registret
Elektroniskt lagrat i arkivets Google Drive (arkivalia@gmail.com) som ett Excel dokumentet samt kopia i arkivets dator och på yttre hårdskiva.
Manuellt: Handlingar gällande donationer, donationsavtal, depositionsavtal, kartotek och diarier, låneavtal för fotografier, fotografier arrangerade enligt samling och arkivmaterial.
4. Avsikten med behandlingen av personuppgifterna
Avsikten med behandlingen av personuppgifterna är administrationen av arkivets samlingar.
Donator eller deponent samt ägare och arkivbildare finns angivet för de samlingar som finns beskrivna i Katalogen/Desky på arkivets webbsidor.
Rättslig grund: EU:s dataskyddsdirektiv 6, artikeln 1e. Hanteringen av personuppgifter är nödvändig för att verkställa uppgifter av allmänt intresse.
5. Innehållet i registren
Vid hanteringen av samlingarna behandlas personuppgifter som har att göra med objekten i samlingarna, till exempel föremål eller bilder. Sådana personuppgifter är till exempel:
namn, kön, födelsetid och dödsdatum
födelseort, bostadsort
utbildning, yrke, titel
Upprätthållaren av registret behandlar också andra slags personuppgifter som har att göra med administrationen av samlingarna. Till exempel följande uppgifter:
information om deponentens eller donatorns; namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsetid och -ort samt yrke
information om låntagare; namn, adress, e-post, telefonnummer
information om de personer som utför åtgärder vid samlingsförvaltningen; namn, adress, e-post, telefonnummer
information om användare av arkivets register, Excel dokumentet Huvudkatalog; namn, arbetsuppgift, tidpunkt för arbetsförhållandet
Information om personer som forskar i arkivets material; namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsetid och -ort samt yrke
6. Regelmässiga personuppgiftskällor och datainnehåll
Informationen insamlas av arkivet, som ett resultat av den egna verksamheten och forskningen, från dokument, arkivmaterial och av dem som donerar eller deponerar materialet.
7. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter
Personuppgifter kan ges till forskare eller samlingstjänsternas kunder för forsknings- eller privata ändamål.
Vi överlåter inte registeruppgifter utanför EU/ETA området.
Personuppgifter överlåts inte till direktmarknadsföring.
8. Lagringstid för personuppgifterna
Personuppgifterna sparas permanent. Undantag är deponerade samlingar som sparas 5 år i sänder och om avtalet inte förnyas så avgör arkivet om personuppgifterna sparas permanent.
9. Dataskydd
Elektroniskt material:
Personuppgifter insamlas i registret i form av ett Excel dokumentet och dokument för att administrera samlingarna vilka är skyddad med lösenord och övriga tekniska hjälpmedel. Endast för uppgiften utsedda personer får behandla personuppgifterna i databaserna. Varje användare har användarnamn och lösenord till systemet i fråga. Rättigheter till databasen ges av samlingsförvaltningssystemets huvudanvändare.
Registeruppgifterna är inte hemligstämplade.
Manuellt material:
Det manuella materialet bevaras i ARKIVALIA - Lokalarkivet i Kyrkslätts övervakade och låsta utrymmen.
10. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
få information om hur ens personuppgifter behandlas
på begäran kontrollera de uppgifter som upprätthållaren av registret har sparat
kräva att felaktiga uppgifter korrigeras
kräva att uppgifter avlägsnas ifall det finns laglig grund för det
säga upp sitt samtycke eller motsäga sig behandlingen av de personuppgifter som insamlats med samtycke
motsäga sig behandlingen av ens personuppgifter eller kräva att behandlingen begränsas
överklaga behandlingen av personuppgifter hos tillsynsmyndigheten
Uppdatering av dataskyddsbeskrivningen
Dataskyddsbeskrivningen (R2D) kan uppdateras om verksamheten eller lagstiftningen förändras.